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KANBAN: Control y mejora de procesos

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KANBAN es una herramienta basada en la manera de funcionar de los supermercados. KANBAN significa en japonés “etiqueta de instrucción”.

 

En la actualidad, si una empresa no es lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios del mercado se podría decir que estará fuera de competencia en muy poco tiempo. Pero, ¿qué es ser flexible?, de acuerdo a su definición literal es:


“que se puede doblar fácilmente, que se acomoda a la dirección de otro”, esto aplicado a manufactura se traduciría, “que se acomoda a las necesidades y demanda del cliente, tanto de diseño, calidad como de entrega”. Una de las problemáticas más comunes respecto a la planeación de la producción es producir lo necesario en el tiempo necesario, sin sobrantes ni faltantes, para lograr esto se necesita un plan, un plan flexible, un plan para ser modificado, un plan que se pueda modificar rápidamente.


Un plan de producción es influenciado tanto externamente como internamente. Las condiciones del mercado cambian constantemente. Para responder a estos cambios, se deben dar instrucciones constantemente al área de trabajo. Dado que queremos producir en un sistema justo a tiempo, las instrucciones de trabajo deben ser dadas de manera constante en intervalos de tiempo variado. La información más importante en el área de trabajo es: cuánto debemos producir y de cuál producto en ese momento.


Las instrucciones pueden ser dadas como se van necesitando. Ya que no es conveniente hacer órdenes de producción muy grandes tratando de prevenir la demanda del mercado y que no podemos quedar cortos o largos de producto, así como no es conveniente hacer órdenes unitarias, lo más conveniente es hacer órdenes de lotes pequeños. Este es el concepto fundamental.


Es muy importante que los trabajadores sepan que están produciendo, que características llevan, así como qué van a producir después y qué características tendrá. Muchas compañías manufactureras japonesas visualizaron el ensamble de un producto como un proceso continuo desde el diseño, manufactura, distribución de ventas hasta el servicio al cliente. Para muchas compañías del Japón el corazón de este proceso es el KANBAN, quien directa o indirectamente maneja mucho de la organización manufacturera. El sistema fue originalmente desarrollado por Toyota en la década de los 50`s como una manera de manejar el flujo de materiales en una línea de ensamble.


Durante las pasadas décadas el proceso KANBAN, que se define como “un sistema de producción altamente efectivo y eficiente”, ha desarrollado un ambiente de optima manufactura envuelto en competitividad global.

¿Qué es KANBAN?

Es muy común la asociación de KANBAN = JIT (Justo a tiempo “Just In Time”) o KANBAN = CONTROL DE INVENTARIOS, esto no es cierto, pero si está relacionado con estos términos. KANBAN funcionará efectivamente en combinación con otros elementos del JIT, tales como la calendarización de producción mediante etiquetas, la buena organización del área de trabajo y el flujo de la producción. KANBAN es una herramienta basada en la manera de funcionar de los supermercados. KANBAN significa en japonés “etiqueta de instrucción”.

La etiqueta KANBAN contiene información que sirve como orden de trabajo, ésta es su función principal, en otras palabras es un dispositivo de dirección automático que nos da información acerca de qué se va a producir, en qué cantidad, mediante qué medios y cómo trasportarlo.

 

Funciones de KANBAN

Son dos las funciones principales de KANBAN: control de la producción y mejora de los procesos. Por control de la producción se entiende la integración de los diferentes procesos y el desarrollo de un sistema JIT, en la cual los materiales llegarán en el tiempo y calidad requerida en las diferentes etapas de la fabricación, incluso de ser posible incluyendo a los proveedores. Por mejora de los procesos se entiende facilitar la optimización en las diferentes actividades de la empresa mediante el uso de KANBAN, esto se hace mediante técnicas de ingeniería (eliminación de desperdicio, organización del área de trabajo, reducción de set-up, utilización de maquinaria versus utilización en base a demanda, manejo de multiprocesos, poka-yoke, mecanismos a prueba de error, manteniendo preventivo, mantenimiento productivo total, etc. ) con la consecuente reducción de los niveles de inventario.


Básicamente KANBAN nos servirá para lo siguiente:

  • • Poder empezar cualquier operación estándar en cualquier momento.
  • • Dar instrucciones basadas en las condiciones actuales del área de trabajo.
  • • Prevenir que se agregue trabajo innecesario a aquellas órdenes ya empezadas y prevenir el exceso de papeleo innecesario.

Otra función de KANBAN es la de movimiento de material, la etiqueta KANBAN se debe mover junto con el material, si esto se lleva a cabo correctamente se lograran los siguientes punto:

  • • Priorizar la producción. EL KANBAN con más importancia se pone primero que los demás.
  • • Facilitar el control del material.

Implementando KANBAN

Es importante que el personal encargado de producción, control de producción y compras comprenda como un sistema KANBAN va a facilitar su trabajo y mejorar su eficiencia, mediante la reducción de la supervisión directa. Básicamente los sistemas KANBAN pueden aplicarse en plantas con producción repetitiva. Antes de implementar KANBAN es necesario desarrollar una producción que suavice el flujo actual de material. Esta producción deberá ser practicada en la línea de ensamble final, si existe una fluctuación muy grande en la integración de los procesos el KANBAN no funcionará y por el contrario se creará un desorden. También tendrán que ser implementados sistemas de reducción de set-ups, de producción de lotes pequeños, jidoka, control visual, poka-yoke, manteniendo preventivo, etc., todo esto es prerrequisito para la introducción del KANBAN. Además se deberán tomar en cuenta las siguientes consideraciones antes de implementar KANBAN:

 

  • • Determinar un sistema de calendarización de producción para ensambles finales que permita desarrollar un sistema de producción mixto y etiquetado.
  • • Se debe establecer una ruta de KANBAN que refleje

el flujo de materiales, esto implica designar lugares para que no haya confusión en el manejo de materiales. Debe ser obvio cuando el material esta fuera de su lugar.

  • • El uso de KANBAN está ligado a sistemas de producción de lotes pequeños.
  • • Se debe tomar en cuenta que aquellos artículos de valor especial deberán ser tratados diferentes.
  • • Se debe tener buena comunicación desde el departamento de ventas a producción para aquellos artículos cíclicos o de temporada que requieren mucha producción, de manera que se avise con bastante anticipación.
  • • El sistema KANBAN deberá ser actualizado constantemente y mejorado continuamente.

“set-up”: Parte de un ciclo de producción en que una máquina, centro de trabajo o línea de montaje está “preparado” para pasar de la producción de la última pieza buena del último lote a la primera pieza buena del nuevo lote.

“Jidoka”: Término japonés que implica el uso de procesos automáticos o semiautomáticos para reducir la carga física y mental en los trabajadores.
“Poka-yoke”: Enfoque japonés de “A prueba de errores” en fabricación. Señales visuales que destacan errores claramente del resto, o dispositivos que paran una línea de ensamble o proceso si una parte o etapa se pasa por alto.
Implementación de KANBAN en cuatro fases:

 

Fase 1. Entrenar a todo el personal en los principios de KANBAN, y los beneficios de usar KANBAN.


Fase 2. Implementar KANBAN en aquellos componentes con más problemas para facilitar su manufactura y para resaltar los problemas escondidos. El entrenamiento con el personal continúa en la línea de producción.


Fase 3. Implementar KANBAN en el resto de los componentes, esto no debe ser problema ya que para esto los operadores ya han visto las ventajas de KANBAN, se deben tomar en cuenta todas las opiniones de los operadores ya que ellos son los que mejor conocen el sistema. Es importante informarles cuando se va estar trabajando en su área.


Fase 4. Esta fase consiste de la revisión del sistema KANBAN, los puntos de reorden y los niveles de reorden, es importante tomar en cuenta las siguientes recomendaciones para el funcionamiento correcto de KANBAN:

  • • Ningún trabajo debe ser hecho fuera de secuencia.
  • • Si se encuentra algún problema notificar al supervisor inmediatamente.

 

Reglas de KANBAN

Regla 1. No se debe mandar producto defectuoso a los procesos subsecuentes. La producción de productos defectuosos implica costos tales como la inversión en materiales, equipo y mano de obra que no va a poder ser vendida. Este es el mayor desperdicio de todos. Si se encuentra un defecto, se deben tomar medidas antes que todo, para prevenir que éste no vuelva a ocurrir. Observaciones:

  • • El proceso que ha producido un producto defectuoso, lo puede descubrir inmediatamente.
  • • El problema descubierto se debe divulgar a todo el personal implicado, no se debe permitir la recurrencia.

Regla 2. Los procesos subsecuentes requerirán solo de lo que es necesario. Esto significa que el proceso subsiguiente pedirá el material que necesita al proceso anterior, en la cantidad necesaria y en el momento adecuado. Se crea una perdida si el proceso anterior suple de partes y materiales al proceso subsiguiente en el momento que éste no los necesita o en una cantidad mayor a la que requiere. La perdida puede ser muy variada, incluyendo perdida por el exceso de tiempo extra, perdida en el exceso de inventario y la perdida en la inversión de nuevas plantas sin saber que la existente cuenta con la capacidad suficiente. La peor perdida ocurre cuando los procesos no pueden producir lo que es necesario por estar produciendo
lo que no es necesario. Para eliminar este tipo de errores se usa esta segunda regla. Si suponemos que el proceso anterior no va a proveer con productos defectuosos al proceso subsiguiente y que este proceso va tener la capacidad para encontrar sus propios errores, entonces no hay necesidad de obtener esta información de otras fuentes: el proceso puede proveer buenos materiales. Sin embargo, si el proceso no tendrá la capacidad para determinar la cantidad necesaria y el momento adecuado en el que los procesos subsecuentes necesitaran de material, entonces esta información tendrá que ser obtenida de otra fuente. De tal manera que cambiaremos la forma de pensar de “se suplirá a los procesos subsiguientes”
a “los procesos subsiguientes pedirán a los procesos anteriores la cantidad necesaria y en el momento adecuado” este mecanismo deberá ser utilizado desde el ultimo proceso hasta el inicial.


Existen una serie de pasos que aseguran que los procesos subsecuentes no jalarán o requerirán arbitrariamente del proceso anterior:

  • • No se debe requerir material sin una tarjeta KANBAN.
  • • Los artículos que sean requeridos no deben exceder el número de KANBAN admitidos.
  • • Una etiqueta de KANBAN debe siempre acompañar a cada artículo.

Regla 3. Producir solamente la cantidad exacta requerida por el proceso subsiguiente. Esta regla fue hecha con la condición de que el mismo proceso debe restringir su inventario al mínimo, para esto se deben tomar en cuenta las siguientes observaciones:

  • • No producir más que el número de KANBANES.
  • • Producir en la secuencia en la que los KANBANES son recibidos.

Regla 4. Balancear la producción. De manera en que podemos producir sólamente la cantidad necesaria requerida por el procesos subsecuentes, se hace necesario para todos los procesos mantener el equipo y a los trabajadores de tal manera que pueda producir materiales en el momento necesario y en la cantidad necesaria. En este caso, si el proceso subsiguiente pide material de una manera incontinua con respecto al tiempo y a la cantidad, el proceso anterior requerirá personal y máquinas en exceso para satisfacer esa necesidad. En este punto es el que hace énfasis la cuarta regla, la producción debe estar balanceada o suavizada (smooth, equalizad).


Regla 5. KANBAN es un medio para evitar especulaciones. De manera que para los trabajadores, KANBAN, se convierte en su fuente de información para producción y transportación, ya que dependerán de KANBAN para llevar a cabo su trabajo, el balance del sistema de producción adquiere gran importancia. No se vale especular sobre si el proceso subsiguiente va a necesitar más material la próxima vez, tampoco el proceso subsiguiente puede preguntarle al proceso anterior si podría empezar el siguiente lote un poco más temprano, ninguno de los dos puede mandar información al otro, sólamente la que esta contenida en las tarjetas KANBAN. Es muy importante que esté bien balanceada la producción.

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